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- agents CHU de Nantes,
gestion documentaire et déclaration d’événements indésirables - des ateliers pratiques pour le PHU 4
Publié le 22 juin 2016 – Mis à jour le 3 novembre 2017
À la rentrée dernière, près de 150 professionnels du PHU 4 ont reçu une formation à l’utilisation des logiciels de déclaration d’événements indésirables (DEI) et de gestion électronique des documents.
Avec Émilie Dorenlot, interlocutrice qualité de la direction des usagers, des risques et de la qualité (Durq), Christine Bannier et Laure Mallay, cadres de santé référentes qualité du PHU 4, ont organisé en septembre-octobre 2015 des formations sur les déclarations d’événements indésirables (DEI – logiciel NORMEA, remplaçant les anciennes fiches "FEI" papier) : "Ces déclarations nous semblaient peu nombreuses et étaient souvent mal complétées. Nous avons donc convié tout le personnel des différents services à participer à des ateliers d’une heure, par petits groupes de huit personnes, pour revoir ensemble dans quels cas ces documents doivent être utilisés et comment les remplir efficacement dans le but d’éviter qu’un incident se reproduise."
Augmentation quantitative et qualitative
Résultat ? "Une augmentation quantitative (x2) et qualitative des DEI depuis lors, incluant des propositions de résolution ou d’amélioration. Les agents n’hésitent plus à signaler des dysfonctionnements mineurs ou majeurs dont, auparavant, ils s’accommodaient ou qu’ils craignaient de "dénoncer". Or, il ne s’agit pas d’accuser ou blâmer, mais bien de positiver l’erreur en construisant à partir d’elle. Tout dysfonctionnement doit faire l’objet d’une fiche, qu’il s’agisse d’un problème technique, d’une erreur dans les soins ou d’un comportement anormal. La récurrence des signalements nous incite à instaurer des plans d’action correspondants."
Les formations avaient lieu au rez-de-chaussée est, dans une salle du service d’orthopédie aménagée pour la circonstance : "Hors de leurs services respectifs et tous services confondus, les participants ont pu échanger, confronter leur expérience et se découvrir des problématiques communes." Les horaires des ateliers étaient prévus pour que médecins et soignants puissent y participer avant ou juste après leur prise de poste et – détail pratique important – comportaient un sandwich offert.
D’autres sessions seront proposées en mai et octobre. Une expérience à généraliser ?
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Découverte de la Ged
Parallèlement, une formation à l’utilisation de la gestion électronique des documents (GED – logiciel EnnovDoc) a amené des personnes peu coutumières de l’informatique à découvrir le logiciel au lieu des documents papier dans des classeurs, voués à disparaître dans le cadre de la dématérialisation documentaire en cours.
Augmentation quantitative et qualitative
Résultat ? "Une augmentation quantitative (x2) et qualitative des DEI depuis lors, incluant des propositions de résolution ou d’amélioration. Les agents n’hésitent plus à signaler des dysfonctionnements mineurs ou majeurs dont, auparavant, ils s’accommodaient ou qu’ils craignaient de "dénoncer". Or, il ne s’agit pas d’accuser ou blâmer, mais bien de positiver l’erreur en construisant à partir d’elle. Tout dysfonctionnement doit faire l’objet d’une fiche, qu’il s’agisse d’un problème technique, d’une erreur dans les soins ou d’un comportement anormal. La récurrence des signalements nous incite à instaurer des plans d’action correspondants."
Les formations avaient lieu au rez-de-chaussée est, dans une salle du service d’orthopédie aménagée pour la circonstance : "Hors de leurs services respectifs et tous services confondus, les participants ont pu échanger, confronter leur expérience et se découvrir des problématiques communes." Les horaires des ateliers étaient prévus pour que médecins et soignants puissent y participer avant ou juste après leur prise de poste et – détail pratique important – comportaient un sandwich offert.
D’autres sessions seront proposées en mai et octobre. Une expérience à généraliser ?
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Découverte de la Ged
Parallèlement, une formation à l’utilisation de la gestion électronique des documents (GED – logiciel EnnovDoc) a amené des personnes peu coutumières de l’informatique à découvrir le logiciel au lieu des documents papier dans des classeurs, voués à disparaître dans le cadre de la dématérialisation documentaire en cours.