les grandes fonctions d’Easydore®

Publié le 26 mars 2014 Mis à jour le 19 mars 2018

Modules de gestion comptable, d'administration, module investigation, alarmes, partage de documents, interfaces... Les principales fonctions du logiciel.

Le module « financier » permet de gérer, en lien avec la direction des affaires financières et la comptabilité générale de l’établissement :
  • les budgets recherche obtenus par les équipes avec, pour chaque projet, le suivi du budget prévisionnel, des dépenses et des recettes, quel que soit le type de financement et d’étude;
  • les surcoûts et la facturation des études à promotion externe;
  • le financement des structures comme le CIC, le RIC, le CRB ou la DRCI;
  • une partie de l’enveloppe Merri;
  • le budget des plates-formes ressources (production de thérapie génique, cellulaire, etc);
  • les affectations des personnels recherche, avec une interface permettant d’impacter automatiquement les salaires émis par le bureau du personnel sur les budgets d’étude, de programme ou de structure;
  • les échéanciers de contrats et conventions complexes.

Le module « administratif » couvre la gestion administrative et réglementaire de tous les types d’études en promotion interne ou externe, de la recherche biomédicale à la recherche observationnelle, et les programmes d’appui : cohortes, biocollections, structures, registres, contrats européens, conventions de mise à disposition de personnel, financements divers non liés à une étude précise…
Les écrans s’adaptent en fonction des types d’étude, et tous les aspects sont traités :
  • les conventions avec les promoteurs ou avec les centres.
  • la méthodologie de l’étude.
  • Le suivi réglementaire.
  • les médicaments et dispositifs médicaux impliqués dans l’étude.
  • le suivi des centres, des cumuls d’inclusions et les dates importantes du projet.

Le module « investigation » s’adresse au personnel d’investigation principalement.
Il comprend trois fonctions principales :
  • dématérialisation du tableau des procédures et du flow-chart d’une étude, avec identification des surcoûts;
  • suivi et saisie des inclusions et des actes réalisés, planification des visites pour les patients;
  • facturation régulière et automatisée.
Il est, pour les investigateurs, les personnels d’investigation et les plateaux techniques, un outil ergonomique de suivi et de gestion au quotidien avec la planification des patients et le comptage des inclusions et des actes réalisés.

Pour la direction et la DRCI, il permet le suivi en temps réel de l’activité de recherche, des coûts engagés et l’optimisation des facturations.
Ce module remplace les fichiers de suivi avec multiples saisies dans les services, et rend inutile les enquêtes supplémentaires chronophages de la DRCI pour agréger les données.

De nombreuses alarmes permettent aux gestionnaires d’être alertés dans certaines situations : dates d’échéance liées à des conventions et financements, dates projet (conventions avec industriels non signées, caducités d’autorisation, etc). Des alarmes personnalisées peuvent aussi être paramétrées très simplement directement par les utilisateurs.

Dématérialisation : le logiciel intègre une gestion documentaire autorisant la mise en ligne et le partage des documents importants de l’étude.

Interfaces : EASYDORE® est interfacé avec l’annuaire SIR pour la gestion des accès investigateurs. Il peut aussi importer les salaires en provenance des ressources humaines, les données financières des logiciels de commandes/factures des CHU, et les surcouts prévisionnels à partir d’une grille excel au format national. Enfin, il peut produire des fichiers d’échange pour mettre à jour sans ressaisie des bases toujours plus nombreuses, en interne ou en externe (Sigrec, logiCIC,…).