Assistant(e) de direction de la Directrice de l’attractivité, de la communication et des affaires générales/Directoire/Ile de Nantes

Mission

Missions générales

Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d’un secrétariat de direction.

*Participer au fonctionnement du secrétariat de la direction générale ;

* Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles ;

*Accueil téléphonique (prise de rendez-vous, renseignements divers et orientation des appels) et accueil physique (visiteurs, usagers, personnel) ;

*Frappe et mise en forme du courrier, de comptes rendus et de notes diverses y compris confidentiels ;

*Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;

*Traitement et suivi des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;

*Enregistrement des plaintes dans le logiciel « NORMEA » ;

* Planification annuelle et organisation de réunions ;

*Prise de notes, rédaction de comptes rendus et reprographie de documents ;

*Dépannage de premier niveau des matériels de bureau.
 

Missions particulières ou spécifiques (liste non exhaustive)

Assurer le secrétariat et la tenue de l’agenda de la Directrice du Pôle patient, attractivité, communication, qualité (PACQ), et de la direction de l’attractivité, de la Communication et des Affaires générales et des relations internationales.

Organisation de réunions et constitution des dossiers correspondants, planification des calendriers des réunions récurrentes de la Directrice du Pôle patient, attractivité, communication, qualité.

Participation aux réunions de service de la direction de la Communication et réunions du staff du Pôle patient, attractivité, communication, qualité en vue d’établir les ordres du jour et les comptes rendus.

Organisations des déplacements de la Directrice du Pôle patient, attractivité, communication, qualité (réservation train, hôtel, ordre de missions, et demande de formations selon le déplacement) :

-      Commissions des conférences des DG de CHU (stratégie, communication…),

-      Participation à des Congrès, formations.

 En coordination et sous la supervision de l’adjoint des cadres en charge du binôme secrétariat (poste de secrétaire du DG), assurer la réalisation des tâches transversales (pré-attribution du courrier, renseignement du chrono, suivi des courriers à la signature du DG…).

Accueil et suivi particuliers pour toutes demandes émanant des autorités de tutelle ou administrations locales et territoriales.

Assurer le secrétariat et la tenue de l’agenda du Directeur général et/ou de la Directrice générale adjointe en cas d’absence de leur secrétariat direct.

Assurer le secrétariat du projet du nouvel hôpital « Ile de Nantes » (IDN) en lien avec la Directrice générale adjointe :

*   programmer les réunions (bi-mensuelles) avec Nantes Métropole/SAMOA/CHU,

*   programmer les réunions (mensuelles) Com IDN avec Nantes Métropole/SAMOA/CHU/Université,

*   programmer les réunions PPI, COPIL IDN…

*   préparation des dossiers en lien avec les réunions,

*   suivi des actions de communication.

Assurer le secrétariat du Directoire en lien avec l’adjoint des cadres chargée de la supervision des instances, de la directrice de l’attractivité, de la Communication et des Affaires générales et la directrice générale adjointe :

*     en construisant l’ordre du jour au fil de l’eau ;

*     en recueillant les rapports de présentation en vue de leur validation par le DGA ;

*     en préparant l’envoi des documents par mail aux membres ;

*     en organisant la logistique de la séance.

Début :
poste à pourvoir à compter du 1er mai 2019. Recrutement CDD avec perspective d'emploi définitif (intégration à la fonction publique hospitalière)
Durée(s) :
plus de 6 mois
Date limite de réponse :
30 juin 2019

Pré-requis

Qualifications requises

Diplômes souhaités et/ou requis :

Bac minimum

Bac + 2 Assistante de direction

Bac technologique ou professionnel avec expérience

Expériences attendues :

Expérience de secrétariat souhaitée

Connaissance de l’organisation de la fonction publique hospitalière

Formations complémentaires requises :

 


Compétences générales :

-       Connaissance de l’institution.

-       Techniques du secrétariat et manipulation des appareils audiovisuels.

-       Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Messagerie, Agenda électronique, Intranet, Internet, Powerpoint, AUREA, NORMEA, American Express (réservation SNCF), I-Gestor, Business Object.

-       Maîtrise de la langue française.

 

Compétences spécifiques :

-       Discrétion, réserve et discernement dans l’identification des informations (confidentielles ou communicables).

-       Réactivité, assiduité et disponibilité.

-       Rigueur et conscience professionnelle.

-       Aptitude à la communication et sens de l’organisation et du travail en équipe.

-       Autonomie, sens des priorités et esprit d’initiative et d’adaptation dans le suivi des dossiers.

-       Bonne présentation, maîtrise de soi.