Assistant administratif - IFAC H/F (2021-15)

Mission

Mission principale : 
Assister les personnels de l’IFAC dans l’ensemble des domaines d’activité de la structure, en exécutant des actes 
administratifs et de gestion courante.  
Les missions concernent principalement la gestion courante de l’IFAC, mais s’étendent également à l’association AREFAC qui 
lui est rattachée ainsi qu’à certaines activités du service d’addictologie. 

Activités :  
- Assurer l’accueil physique et téléphonique 
- Recevoir et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques de la structure 
- Réaliser des actes administratifs divers en relation avec les domaines d’activité de la structure  
- Réaliser des opérations de gestion comptable courante en relation avec les domaines d’activité de la structure (notamment 
en lien avec l’activité de formation : édition des conventions de formation, facturation, suivi financier de l’AREFAC, etc.) 
- Enregistrer et mettre à jour des données alphanumériques (base de données notamment) ou comptables, dans le cadre des 
procédures et consignes définies, le plus souvent à l’aide d’outils informatiques 
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, bilans,...), les reproduire et les diffuser si nécessaire 
- Suivre certains dossiers et relancer si nécessaire les interlocuteurs internes ou externes concernés 
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité 
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques ou formations  
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes  
- Passer et suivre les commandes en relation avec le domaine d’activité de la structure 
- Contribuer à l’utilisation rationnelle des services et des fournitures, et s’assurer du renouvellement du stock de fournitures 
- Réaliser et suivre les actes administratifs en lien avec les déplacements des membres de l’IFAC ou des personnels extérieurs 
en mission pour l’IFAC ou l’AREFAC (ordres de mission, notes de frais, remboursements, etc.) 
- Assurer les démarches administratives nécessaires lors de l’accueil d’étudiants ou de stagiaires (ex : conventions  de stage) 
- Classer et archiver les documents et informations 
Début :
Juillet
Durée(s) :
plus de 6 mois

Pré-requis

Qualifications requises 

Diplômes souhaités et / ou requis

BEP – CAP – BAC – BAC Professionnel – BTS 
Spécialisé en secrétariat / assistanat administratif 

Formations complémentaires requises : 

Formation aux outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) 
Formation en communication orale et écrite 
(si non inclus dans le parcours de formation lié au diplôme réalisé) 
 

Savoirs faires requis : 
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) ; 
- Maîtrise de la communication orale et écrite, dont capacité d’adaptation  du langage en 
fonction de l’interlocuteur (patients, professionnels de santé, grand public, presse, 
représentants des institutions, etc.). 

 Expériences / connaissances appréciées : 
- Expérience professionnelle préalable en secrétariat (niveau junior accepté) ; 
- Notions en comptabilité basique ; 
- Notions en communication graphique ; 
- Connaissances sur l’organisation et le fonctionnement des établissements de santé. 

Savoir être : 
- Sens relationnel (goût du travail en équipe) et de la communication interpersonnelle 
- Organisation, rigueur 
- Autonomie, anticipation 
- Discrétion (confidentialité des informations traitées), maîtrise de soi 
- Courtoisie, bonne tenue générale, amabilité 
- Dynamisme, capacité à travailler dans l’urgence 
- Conscience professionnelle, conduite des missions à leur terme 
- Adaptation des initiatives selon la situation, sens de la hiérarchie 
Nom de l'organisme :
CHU de NANTES
Adresse :
Mél :
bp-crrh@chu-nantes.fr

Informations complémentaires

IDENTIFICATION DE LA STRUCTURE : 

Contours du Pôle et localisation (site, adresse) :  
Pôle Hospitalo-Universitaire «  psychiatrie et santé mentale » (PHU8) 
Hôpital Saint Jacques – 85 rue St Jacques – 44093 Nantes cedex 1 

Le service:  
Institut Fédératif des Addictions Comportementales (IFAC) 
Bâtiment Louis Philippe – RDC 

Unité(s) concernée(s) par le poste : 
L’Institut Fédératif des Addictions Comportementales (IFAC) est une Unité Fonctionnelle du CHU de Nantes, adossée au 
service d’Addictologie. Il s’agit d’une structure dévolue aux addictions comportementales, c’est-à-dire des addictions sans 
utilisation de substances, au premier rang desquelles le jeu d’argent pathologique.  
Ses missions sont triples : recherche (dont l’activité s’inscrit dans l’Unité d’Investigation Clinique 18 « Psychiatrie et Santé 
Mentale » [UIC 18]) ; formation / prévention ; information / ressources documentaires.  

 Type de public accueilli : 
Personnes souffrant de troubles mentaux, en particulier d’addictions ; volontaires sains participant à des 
recherches ; grand public ; étudiants. 

 IDENTIFICATION DU METIER : 
Métier : Agent de gestion administrative 
Grade : Adjoint administratif 
Horaire de travail : 9h00 – 17h00 

Position dans l’établissement : 
- Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique : 
- Responsable médicale de l’IFAC (Pr Marie GRALL-BRONNEC) 
- Coordinatrice de l’IFAC (Gaëlle CHALLET) 
- Liaisons fonctionnelles : 
- Activité de recherche : Gaëlle CHALLET (ingénieur de recherche hospitalier, référente de l’activité 
recherche), et équipe de recherche de l’UIC 18 (Technicien(ne)s d’Etudes Cliniques, psychologues de 
recherche, médecins investigateurs, etc.) 
- Activité de formation : Julie CAILLON (psychologue, référente de l’activité de formation), et 
intervenants dans les formations (médecins, psychologues, assistants sociaux, etc.) 
- Activité d’information / communication : Anne-Françoise GOALIC (documentaliste et webmaster) 
- Personnels du service d’addictologie (notamment secrétariat médical) 
- Secrétariat universitaire 
- Personnels du département investigation de la Direction de la Recherche (notamment secrétariat) 
- Personnels du PHU8 ou de la plateforme 1